Приемка товара в аптеке: 4 шага, чтобы не допустить ошибки в маркировке

Поставщик привез в аптеку коробку БАДов. Количество совпало, накладную подписали в ЭДО, товар поставили на полку. На следующий день выяснилось: система маркировки отклонила документ, и по ее данным товар аптеке не передан. Разберем, как заметить такую ошибку до продажи и что делать, если она уже возникла.

Подписали УПД. Что проверить дальше?

Подпись покупателя в электронном документообороте (ЭДО) и успешная обработка универсального передаточного документа (УПД) в ГИС МТ — разные события. Даже если в ЭДО обе стороны подписали УПД, система маркировки может отклонить сведения. В этом случае передача товара в ней не отразится. Наличие товара в учетной программе тоже не подтверждает результат обмена. Инструкция «Честного ЗНАКа» по статусам УПД.

Практическое правило для аптеки: прежде чем выставлять товар на продажу, проверьте, что поступление оформлено в нужной системе маркировки. Кассовая проверка решает другую задачу и не заменяет контроль приемки.

Четыре шага приемки

1. Определите, куда подаются сведения. Для лекарственных препаратов приемку оформляют в МДЛП: проверяют, что операция завершилась по применяемой схеме и товар отражен за нужным местом деятельности. Для маркированных БАДов при обычной поставке по УПД результат проверяют в ГИС МТ. Не переносите порядок приемки лекарств на весь аптечный ассортимент. Алгоритм работы аптек в МДЛП · Порядок передачи и приемки БАДов.
2. Сверьте товар с документом до подписи. Проверьте получателя, наименования и количество. При поэкземплярном учете сопоставляйте коды с упаковок с кодами в документе или с составом указанной в нем транспортной упаковки. Одинаковые наименование и обычный штрихкод не означают, что совпал код конкретного экземпляра. При объемно-сортовом учете сверяйте код товара (GTIN) и количество, не требуя список индивидуальных кодов в УПД. Для поставок БАДов действует поэкземплярный учет с исключениями, например для некоторых небольших цилиндрических упаковок. Сплошное сканирование на приемке — мера внутреннего контроля, а не универсальное требование для любой поставки. Варианты сверки при приемке.
3. Проверьте результат обработки, а не только отправку. Найдите входящий документ в ГИС МТ и убедитесь, что он обработан без ошибок. Для спорной позиции при поэкземплярном учете отдельно проверьте, что нужный код отражен за вашей организацией. Если документ не появился, проверьте у оператора ЭДО, был ли он передан в систему маркировки. Не оставляйте этот контроль на конец недели: например, при обычной приемке маркированных БАДов пункт 92 Правил, утвержденных постановлением Правительства РФ № 886, предусматривает передачу уведомления оператором ЭДО не позднее трех рабочих дней со дня приемки. Для других групп и специальных случаев сроки проверяют отдельно. Официальное руководство по ЭДО.
4. Отделите товар, по которому возникло расхождение. Не допускайте спорные упаковки к продаже, пока не выяснили причину и не подтвердили приемку. Если ГИС МТ отклонила весь документ, не считайте остальные позиции автоматически принятыми. Сохраните номер и дату УПД, идентификатор документа в ГИС МТ, список затронутых кодов и отчет об ошибке. Передайте сведения поставщику, оператору ЭДО или поддержке «Честного ЗНАКа» — в зависимости от того, на каком этапе произошел сбой.

Если УПД уже подписан, но отклонен

Например, в УПД указаны десять упаковок БАДов и в коробке их тоже десять. Но один из кодов в документе система не разрешает передать от имени поставщика. Повторная отправка того же УПД не устранит причину, если сведения остались прежними. Поставщику нужно проверить код и основание ошибки, а сторонам — оформить исправление, которое соответствует фактической поставке. После этого аптека снова проверяет результат в ГИС МТ. Каталог ошибок ГИС МТ.

Для аптечной сети полезно закрепить двух ответственных: сотрудник точки сверяет фактическую поставку, а сотрудник, который ведет ЭДО, контролирует результат в системе маркировки и сообщает точке, какие позиции еще нельзя выставлять на продажу.

Ошибка в приемке — это уже штраф?

Нет. Статус «Обработан с ошибками» сообщает, что система не приняла сведения корректно. Это не постановление о штрафе. Ответственность по статье 15.12.1 КоАП РФ может наступить, если обязательные сведения не поданы, нарушены порядок или срок подачи либо сведения неполные или недостоверные. Статья предусматривает предупреждение или штраф: 1–10 тыс. ₽ для должностных лиц и 50–100 тыс. ₽ для юридических лиц. Для нарушений порядка внесения сведений о лекарствах в МДЛП предусмотрена отдельная ответственность. Разъяснение Роспотребнадзора по ст. 15.12.1 · Материалы Росздравнадзора по МДЛП.

С 1 сентября 2026 года по закону № 120-ФЗ отдельные нарушения могут фиксироваться автоматически по данным ГИС МТ. Это не означает, что любой отклоненный УПД автоматически приводит к штрафу. «Честный ЗНАК» фиксирует сведения, а постановление выносит уполномоченный орган. Разъяснение Роспотребнадзора об автоштрафах.

Главное для заведующей аптекой: поставка не заканчивается на подписи накладной. Сверьте товар, проверьте результат в системе маркировки и не отдавайте спорные упаковки в продажу до выяснения причины.

Нужно выстроить этот процесс в одной аптеке или во всей сети? Свяжитесь с командой «СОФТ-АПТЕКА» : разберем, на каком этапе теряется контроль — при сверке поставки, в ЭДО или после отправки сведений. Звоните: +7(499) 490-43-16

#Аптека #1С:Аптека #аптечнаясеть #ЧестныйЗнак #МаркировкаЛекарств #МДЛП #ГИСМТ #ЭДО #УПД #БАД #Аптека #Фармацевты #Первостольники #ЗаведующиеАптекой #СОФТАПТЕКА #аптечнаясеть #СОФТАПТЕКА #фармрынок #управляющийаптекой #аптечныйбизнес #СОФТАПТЕКА